TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO DEL CANAL DE DENUNCIAS

¿Cómo plantear una denuncia o realizar una comunicación?

⮚ El cauce preferente para cursar una denuncia en España es el canal de denuncias al que está accediendo, que se integra en el Sistema Interno de Información cuyo responsable es la CCO de MARTINEZ NIETO S.A. Cumplimenta los datos del formulario. Los campos marcados con asterisco son obligatorios.
⮚ Si facilitas un correo electrónico, en caso de no ser denuncia anónima, éste será la vía de comunicación que se utilizará para confirmar la recepción de la denuncia y/o cualquier otra comunicación que fuera necesaria. También hay un campo en el que puedes indicar otra vía de preferencia para ser contactado, si fuera necesario.

Todas las Comunicaciones se atenderán de forma diligente, con confidencialidad, privacidad y seguridad.

¿Qué contenido debe incluir en la denuncia?

En todo caso y sobre todo si las denuncias son anónimas, es muy importante que incluyan:
● Exposición clara y detallada de los hechos.
● Identificación de la Sociedad o Unidad de Negocio y país en el que hayan tenido lugar.
● Identificación de las personas involucradas con el comportamiento denunciado o con conocimiento del mismo.
● Momento en el que ocurrió o ha estado ocurriendo el hecho.
● Cuantificación, siempre y cuando sea posible, del impacto del hecho denunciado.
● Aportar, si lo consideramos necesario, documentos, archivos u otra información que estimemos relevante para la evaluación y resolución de las denuncias.

Al hacer la comunicación, el informante podrá indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones.
Salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación y en el caso de que el denunciante no sea anónimo, se procederá a remitir acuse de recibo de la denuncia en un plazo máximo de siete días a partir de su recepción. Se podrá mantener la comunicación
con el informante y si fuera necesario se le podrá solicitar información adicional que pueda ser de utilidad para la tramitación de la denuncia, siempre en un entorno de seguridad y confidencialidad.

¿Cómo es el proceso de recepción y tratamiento de las denuncias?

• Las denuncias que se cursan a través de este canal se tratarán con absoluta confidencialidad y respetando en su caso el anonimato. Son recibidas por la Unidad de Cumplimiento de MARTINEZ NIETO SA.
• En función de la irregularidad, los profesionales o la sociedad involucrada, la gestión de la denuncia se coordinará con el responsable de cumplimiento del Negocio/País implicado y en su caso las áreas expertas internas o externas.
• Para fomentar una cultura de la información es fundamental su colaboración comunicando cualquier irregularidad o incumplimiento que conozca. Que este canal sea útil y funcione, depende de todos.

Responsable del Sistema Interno de Información:

El Responsable del Sistema Interno de Información será el Chief Compliance Officer (CCO) de MARTINEZ NIETO S.A., si bien se coordinará e informará a los Responsables de cumplimiento de los negocios en España en caso de que la irregularidad comunicada afecte a los negocios y/o a sus profesionales.
Se establece este procedimiento para garantizar que, de informarse una actuación contraria a lo establecido, ésta será tratada de forma diligente y confidencial, asegurando el anonimato y/o la confidencialidad de la identidad de la persona que informa, del afectado o afectados y de cualquier tercero mencionado en la comunicación.

Protección de datos personales

El presente canal de denuncias tiene la finalidad de que MARTINEZ NIETO S.A. , con domicilio en Av. Carbono 44, parcela 96. P.I. Los Camachos. 30369, Cartagena (España), gestione la notificación de las denuncias recibidas, realice la investigación de los hechos denunciados y adopte las  medidas correctivas pertinentes.

• Los datos personales serán tratados de forma confidencial y no serán comunicados a ningún tercero, salvo que resultasen imprescindibles para la investigación de los hechos denunciados, tales como las personas correspondientes en las respectivas empresas que forman parte de MARTINEZ NIETO S.A. 
• Si la denuncia fuera anónima no se llevará a cabo ningún tratamiento de los datos personales del informante.
• No obstante, en el caso de que facilite, de manera voluntaria, datos personales que permitan su identificación, MARTINEZ NIETO S.A. tratará, tanto la denuncia como los datos que eventualmente facilite, con las finalidades anteriormente descritas, así como, adicionalmente y, en caso de que resulte de aplicación, para informarle sobre el resultado del procedimiento.
• La base jurídica que legitima este tratamiento es el cumplimiento de las obligaciones legales que resultan de aplicación a MARTINEZ NIETO S.A. Los datos serán tratados con las finalidades indicadas durante el plazo necesario para su investigación conforme a lo establecido en la normativa vigente.
• En todo momento podrá ejercer, siempre que resultasen de aplicación, sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad con respecto a los datos personales que haya facilitado, a través de correo postal a la dirección indicada, acreditando suficientemente su identidad, e identificándose como usuario del formulario de canal de denuncias de MARTINEZ NIETO S.A.
• En caso de considerar vulnerado su derecho a la protección de datos podrá interponer una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es) o ante el Delegado de Protección de Datos de MARTINEZ NIETO S.A. ([email protected])

Preguntas Frecuentes:

¿Qué garantías tiene la persona que formule una denuncia interna?

MARTINEZ NIETO S.A. ha encomendado la gestión del Canal de denuncias a una firma externa, por lo que garantiza, en primer lugar, que la firma externa es el Encargado de la tramitación de las denuncias y del tratamiento de los datos personales, obligándose a no acceder a los mismos. De ese modo, la denuncia se realizará de forma confidencial, es decir, manteniendo en secreto la identidad del denunciante, cuyos datos sólo podrán ser revelados, previa autorización del denunciante o, en su caso, a la autoridad pública competente para la investigación de los hechos. En segundo lugar, MARTINEZ NIETO S.A. garantiza al denunciante de buena fe que no se tomarán represalias en su contra por el simple hecho de formular una denuncia. En tercer lugar, se garantiza que el tratamiento de la denuncia se realizará de forma independiente a MARTINEZ NIETO S.A. de manera absolutamente profesional.

¿Se puede denunciar un hecho sin tener pruebas?

Las denuncias deben realizarse de buena fe, deben estar fundadas en la existencia de indicios racionales de la comisión de un acto ilícito, delictivo y/o contrario al Código Ético y, por lo tanto, sería recomendable que estuvieran soportadas en pruebas documentales. Aunque también son admisibles las pruebas testificales -incluido el testimonio del propio denunciante- e instrumentos de reproducción de palabras, imágenes y sonidos. En todo caso, es importante advertir que es esencial que las pruebas se hayan obtenido por el denunciante de forma lícita.

¿Se va a informar al denunciado de que existe una denuncia en su contra?

Sí. La ley exige que el denunciado tenga conocimiento de que se ha formulado una denuncia en su contra y, por lo tanto, tan pronto como se hayan realizado las comprobaciones y se haya tramitado el expediente y, en todo caso, dentro de los tres (3) meses siguientes a la recepción de la denuncia, se informará al denunciado de la existencia de la denuncia y de un resumen de la misma. Salvo en los casos previstos en el Reglamento, al denunciado no se le darán los datos identificativos del denunciante. En cuanto a los datos del denunciante, serán eliminados en el plazo de dos (2) meses tras las averiguaciones pertinentes.

¿Qué ocurre si una denuncia es falsa?

Las denuncias deben ser veraces, deben realizarse de buena fe y deben cumplir con lo establecido en el Reglamento del canal de denuncias. Hay que advertir que la formulación de denuncias falsas podría ser constitutiva de los delitos de calumnias y de injurias tipificados en los artículos 205 y ss. del Código Penal. Se podrán adoptar las medidas legales que correspondan contra la persona que formule una denuncia falsa o de mala fe.

Política de privacidad:

¿CON QUÉ FINALIDAD TRATAMOS SUS DATOS PERSONALES?

Para la gestión del canal de denuncias. Tratamos sus datos para gestionar su denuncia otorgando una protección adecuada frente a represalias.

¿CUÁL ES LA LEGITIMACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE SUS DATOS?

La base de legitimación es:
• El cumplimiento de una obligación legal.
• Cuando se realice tratamiento de categorías especiales, el tratamiento será necesario por razones de un interés público esencial.

¿DURANTE CUÁNTO TIEMPO CONSERVAREMOS SUS DATOS?

Los datos de quien formule la comunicación y del personal empleado y terceros se conservarán en el sistema de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados.
Si se acreditara que la información facilitada o parte de ella no es veraz, se procederá a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial.
En todo caso, transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, se procederá a su supresión del sistema de denuncias, salvo que los datos sean conservados para dejar evidencia del funcionamiento del sistema.

¿COMPARTIREMOS SUS DATOS CON TERCEROS?

En los datos recabados a través del canal de denuncias, se podrán comunicar datos a terceros cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras en la entidad o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan.